Üniversitelerde Elektronik Belge Yönetim Sistemlerinin Birlikte Çalışabilirlik Açısından Değerlendirilmesi
DOI:
https://doi.org/10.15612/BD.2020.781Anahtar Kelimeler:
Elektronik belge yönetim sistemi, üniversitelerde belge yönetimi, birlikte çalışabilirlik, kayıtlı elektronik posta, KEPÖzet
Üniversiteler kurum içi resmi yazışmalarını daha hızlı, daha güvenli, daha şeffaf ve daha az maliyetli yürütebilmek amaçlarıyla elektronik belge yönetim sistemlerini (EBYS) kullanmaktadır. Hem kurum içindeki diğer sistemler ile EBYS’lerin entegre çalışması hem de kurumlar arası resmi yazışmaların elektronik ortamdan yürütülmesi için üniversitelerde EBYS’lerin birlikte çalışabilirliği konusu önemlidir. Bu çalışmada, Ankara’daki üniversitelerde kullanılan EBYS’lerin birlikte çalışabilirlik açısından mevcut durumları araştırılmıştır. Araştırma kapsamında Ankara’da EBYS kullanan ve araştırmaya izin veren tüm üniversitelerin (9 üniversite) Daire Başkanlıklarına anket uygulanmış ve 104 personelden veri toplanmıştır. Anketlerden elde edilen bulgular SPSS yazılımı aracılığıyla çeşitli istatistiksel analizler yapılarak değerlendirilmiştir. Araştırma sonucunda üniversitelerin kurumlar arası yazışmalarını KEP üzerinden gerçekleştirdikleri, KEP ile ilgili sorunlar yaşandığı, yasal altyapı ile ilgili sorunlar olmadığı, rehber ve standartlara uyum sorunu yaşamadıkları, vakıf üniversitelerinde birlikte çalışabilirliğe yönelik teknik altyapı eksikliği olduğu, devlet üniversitelerinde birlikte çalışabilirlik bilincinin vakıf üniversitelerine göre daha yüksek olduğu sonuçlarına ulaşılmıştır. Bu sonuçlar doğrultusunda üniversite yöneticileri, yazılım firmaları ve YÖK’e çeşitli öneriler sunulmuştur.
İndirmeler
Referanslar
Çalık, S. (2010). Kamu sektöründe birlikte çalışabilirlik ve açık standartlar (Yayımlanmamış yüksek lisans tezi). İstanbul Teknik Üniversitesi Fen Bilimleri Enstitüsü, İstanbul. https://polen.itu.edu.tr/xmlui/bitstream/handle/11527/5723/10109.pdf?sequence=1&isAllowed=y adresinden erişildi.
Dişli, M. (2019). Üniversitelerde elektronik belge yönetim sistemlerinin birlikte çalışabilirlik açısından değerlendirilmesi (Yayımlanmamış yüksek lisans tezi). Hacettepe Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü, Ankara. http://openaccess.hacettepe.edu.tr:8080/xmlui/handle/11655/7669 adresinden erişildi.
European Telecommunications Standards Institute [ETSI]. (2007). Technical Report Electronic Signatures and Infrastructures (ESI); Registered E-Mail (ETSI TR 102 605 V1.1.1). https://www.etsi.org/deliver/etsi_tr/102600_102699/102605/01.01.01_60/tr_102605v010101p.pdf adresinden erişildi.
European Telecommunications Standards Institute [ETSI]. (2008). Electronic Signatures and Infrastructures (ESI); Registered Electronic Mail (REM); Architecture, Formats and Policies; Part 2: Data Requirements and Formats for Signed Evidences for REM. (ETSI TS 102 640-2 V1.1.1). https://www.etsi.org/deliver/etsi_ts/102600_102699/10264002/01.01.01_60/ts_10264002v010101p.pdf adresinden erişildi.
European Commission, IDABC. (2004). European interoperability framework for pan-European e-government services. (Version 1.0). http://ec.europa.eu/idabc/servlets/Docd552.pdf adresinden erişildi.
European Commission, IDABC. (2008). Draft document as basis for EIF 2.0. http://www.unapcict.org/sites/default/files/2019-01/European%20Interoperability%20Framework%20for%20Pan-European%20eGovernment%20Services%20-%20Version%202.0.pdf adresinden erişildi.
Government of India, Department of Electronics and Information Technology. (2012). Technical standards for interoperability framework for e-governance in India (Version 1.0). http://egovstandards.gov.in/sites/default/files/Technical%20Standards%20for%20IFEG%20Ver1.0.pdf adresinden erişildi.
Kandur, H. (2011). Türkiye’de kamu kurumlarında elektronik belge yönetimi: mevcut durum analizi ve farkındalığın artırılması çalışmaları. Bilgi Dünyası, 12(1), 2-12. http://bd.org.tr/index.php/bd/article/view/6 adresinden erişildi.
Külcü, Ö. ve Çakmak, T. (2009). Türkiye’de elektronik belge yönetimine dönük koşulların değerlendirilmesi: 17 kurumda gerçekleştirilen analiz sonuçları. A. Yıldızeli, A. Arıkan ve T. Çakmak (Ed.), ÜNAK 09, Bilgi Çağında Varoluş: Fırsatlar ve Tehditler içinde. İstanbul: ÜNAK. http://bby.hacettepe.edu.tr/yayinlar/T%C3%BCrkiye%E2%80%99de%20Elektronik%20Belge%20Y%C3%B6netimine%20D%C3%B6n%C3%BCk%20Ko%C5%9Fullar%C4%B1n%20De%C4%9Ferlendirilmesi17%20Kurumda%20Ger%C3%A7ekle%C5%9Ftirilen%20Analiz%20Sonu%C3%A7lar%C4%B1.pdf adresinden erişildi.
Lallana, E. C. (2008). e-Government interoperability. Bangkok: United Nations Development Programme (UNDP). https://www.unapcict.org/sites/default/files/2019-01/eGovernment%20Interoperability.pdf adresinden erişildi.
Luksaite, D. (2014). Electronic records and interoperability. Office of The Chief Archivist of Lithuania. https://www.archyvai.lt/en/new/interoperability.html adresinden erişildi.
National Information Technology Agency. (2010). Ghana e-government interoperability framework. https://www.ghanahealthservice.org/downloads/Ghana_eGIF_Main.pdf adresinden erişildi.
Önaçan, M.B.K. (2012). Kamu kurumları arasında elektronik belge alışverişi ile ilgili mevzuat ve kamu kurumlarında yapılması gerekenler. Bilgi Dünyası, 13(2). 494-506. http://bd.org.tr/index.php/bd/article/view/81 adresinden erişildi.
Önaçan, M.B.K. ve Medeni, T. D. (2012). Elektronik imza nedir, neden gereklidir, ihtiyacı nasıl karşılanmalıdır? Türk İdare Dergisi, 474. 171-200.
Önaçan, M. B. K., Medeni, T. D. ve Özkanlı, Ö. (2012). Elektronik belge yönetim sistemi (EBYS)’nin faydaları ve kurum bünyesinde EBYS yapılandırmaya yönelik bir yol haritası. Sayıştay Dergisi, 85, 1-26. http://www.acarindex.com/dosyalar/makale/acarindex-1423911470.pdf adresinden erişildi.
Özdemirci, F., Torunlar, M. ve Saraç, S. (2009). Üniversiteler için belge yönetimi ve arşiv sistemi işlemleri (BEYAS) el kitabı. Ankara: Boyut Tanıtım Matbaacılık.
Öztürk, G. (2019). Türkiye’de e-devlet sürecinde elektronik tebligat ve kayıtlı elektronik posta (KEP) uygulaması (Yayımlanmamış yüksek lisans tezi). Hacettepe Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü, Ankara. http://www.openaccess.hacettepe.edu.tr:8080/xmlui/bitstream/handle/11655/6224/10240152.pdf?sequence=1&isAllowed=y adresinden erişildi.
Sönmez, V. ve Alacapınar, F. G. (2014). Örneklendirilmiş bilimsel araştırma yöntemleri. Ankara: Anı Yayıncılık.
Standart Dosya Planı ile İlgili 2005/7 Sayılı Başbakanlık Genelgesi. (2005). T.C. Resmi Gazete (25766, 25 Mart 2005). http://www.resmigazete.gov.tr/eskiler/2005/03/20050325-10.htm adresinden erişildi.
Tanrıkulu, C. (2009). Türk ve Avusturya hukukunda elektronik tebligat. TBB Dergisi, 85, 315-331. http://portal.ubap.org.tr/App_Themes/Dergi/2009-85-570.pdf adresinden erişildi.
T. C. Kalkınma Bakanlığı, Bilgi Toplumu Dairesi. (2012). e-Dönüşüm Türkiye projesi birlikte çalışabilirlik esasları rehberi (Sürüm 2.1). http://www.bilgitoplumu.gov.tr/wp-content/uploads/2014/04/Birlikte_Calisabilirlik_Esaslari_Rehberi_2.1.pdf adresinden erişildi.
T. C. Kalkınma Bakanlığı. (2016). e-Yazışma teknik rehberi (Sürüm 1.3.). https://cbddo.gov.tr/SharedFolderServer/Photos/duyuru/eyazisma.pdf adresinden erişildi.
The German Commission of the Federal Government for IT. (2019). SAGA - Standards and architectures for e-government applications (Version 5.0). https://joinup.ec.europa.eu/collection/eprocurement/discussion/saga-standards-and-architectures-egovernment-applications adresinden erişildi.
The Government of the Hong Kong Special Administrative Region. (2020). The Interoperability framework for e-government (S18, Version 18.1). https://www.ogcio.gov.hk/en/our_work/infrastructure/e_government/if/doc/s18.pdf adresinden erişildi.
TS 13298. (2015). Elektronik belge ve arşiv yönetim sistemi standardı. Ankara: Türk Standartları Enstitüsü.
Yazıcı, S. (2019). Elektronik belge yönetim sistemlerinde birlikte çalışabilirlik ve olgunluk modeli önerisi (Yayımlanmamış doktora tezi). Ankara Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü, Ankara.
Yazıcı, S. ve Özdemirci, F. (2019). Bilgi yönetim sistemlerinin birlikte çalışabilirlik gereksinimleri ve elektronik belge yönetim sistemi birlikte çalışabilirlik olgunluk modeli. Bilgi Yönetimi, 2(2), 84-105. https://dergipark.org.tr/en/download/article-file/849714 adresinden erişildi.
Yılmaz, Y. (2015). Kayıtlı Elektronik Posta (Kep) hizmetinin kamu kuruluşlarına ait elektronik belge yönetim sistemlerinde kullanılmasına yönelik süreç modeli önerisi (Yayımlanmamış yüksek lisans tezi). Gazi Üniversitesi Bilişim Enstitüsü, Ankara.
Yılmaz, Y. ve Üstündağ, M. T. (2015). Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) hizmetinin kamu kuruluşlarına ait elektronik belge yönetimi sistemlerinde kullanılması. Bilgi Dünyası, 16(2), 204-221. doi: 10.15612%2FBD.2015.488
Yayınlanmış
Nasıl Atıf Yapılır
Sayı
Bölüm
Bu çalışma Creative Commons Attribution 4.0 International License ile lisanslanmıştır.
